○山梨市文書管理規程
平成17年3月22日
訓令第6号
目次
第1章 総則(第1条~第11条)
第2章 文書の処理
第1節 受領、配布及び受付(第12条・第13条)
第2節 起案、回議、合議及び決裁(第14条~第24条)
第3節 行政文書の施行等(第25条~第29条)
第4節 行政文書の整理、保管、保存及び廃棄(第30条~第42条)
第3章 補則(第43条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めることにより、文書の適正な管理と事務の能率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 文書 山梨市情報公開条例(平成17年山梨市条例第17号)第2条第2項に規定する行政文書をいう。
(2) 所管課 当該行政文書に係る事案を所掌する課(議会事務局、福祉事務所、晴風園、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会及び固定資産評価審査委員会を含む。)をいう。
(3) 課長 山梨市行政組織条例(平成17年山梨市条例第14号)第1条に規定する課の長(局長・所長・園長を含む。)、会計管理者、会計課長及び山梨市支所設置条例施行規則(平成17年山梨市規則第3号)第3条に規定する支所長をいう。
(4) 決裁 次に掲げる者(以下「決裁権者」という。)が、その権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。
ア 市長又はその委任を受けた者
イ 専決者(市長から所定の事項について専決できる権限を与えられた者をいう。)
(5) 合議 主管者が、事案の決裁、決定若しくは承認を受け、又は調整するための案を記載した文書(以下「起案文書」という。)を関係者間に順次に回付して、その内容及び形式等に対する意見を聴き、決裁権者の決裁を受けることをいう。
(6) 回議 事案の決裁、決定若しくは承認を受け、又は調整する必要がある事項が、2課以上に関係するときは、起案文書を関係する課に回付することをいう。
(7) 供覧 事案の決裁、決定若しくは承認を受け、又は調整する必要がない事項であるが、事務処理の参考とするため若しくは指示を受けるため、上司又は関係する課の閲覧に供することをいう。
(1) 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合 事後に文書を作成すること。
(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合 文書の作成を省略することができる。
(文書処理及び取扱いの原則)
第4条 文書の処理は、確実かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は、丁寧に取り扱うとともに、常に整理し、その所在を明確にしておかなければならない。
3 秘密を要する文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は関係職員以外の者の目に触れる場所に置いてはならない。
(総括文書責任者)
第5条 総務課長は、総括文書管理者として文書の処理その他文書に関する事務が円滑に行われるよう管理し、統制しなければならない。
2 総務課長は、文書の管理が適正かつ円滑に行われるよう、第7条に規定する文書管理担当者に対して、必要な指導を行うことができる。
(文書管理者)
第6条 課長は、文書管理者として課内の文書の処理を監督し、自己の責任において処理しなければならない。
(文書管理担当者)
第7条 所管課に文書管理担当者を置く。
2 文書管理担当者は、課内の庶務を担当するリーダーをもって充てる。
3 文書管理担当者は、次の事務を処理するものとする。
(1) 課内の文書の処理に関すること。
(2) 文書管理に係る指導及び改善に関すること。
(3) 課内の文書の受付及び発送に関すること。
(4) 課内の文書受付簿及び発送簿を管理し、毎年4月10日までに前年度分の文書受付簿及び発送簿の写しを総務課長に送付すること。
(文書管理担当補助者)
第8条 担当毎に文書管理担当補助者を置く。
2 文書管理担当補助者は、課長と文書管理担当者が協議を経て指名した職員をもって充てる。
3 文書管理担当補助者は、文書管理担当者を補佐し、その命を受けて、次の事務を処理するものとする。
(1) 担当の文書の維持管理に関すること。
(2) 担当の文書受付簿及び発送簿の管理に関すること。
(3) 担当の保存年限を経過している文書の廃棄に関すること。
(文書の種類)
第9条 本市において作成する文書の種類及び性質は、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により市議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により市長が制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 市長が法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等を広く市民一般に公示する場合に発するもの
イ 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に公示するもので告示以外のもの
(3) 令達文
ア 訓令 市長が職務運営上の基本的事項等について所管の機関又は職員に対し全体的に命令する場合に発するもの
イ 指令 市長が許可の申請、願い等に対し承諾の意思表示する場合に発するもの
ウ 命令 個人又は団体に対し、職権により特定の事項を指示命令する場合発するもの
(4) 往復文書
ア 照会 ある事項に対して相手方の意見等を問い合わせ、回答を求める場合に発するもの
イ 回答 照会、依頼又は協議等に対し回答する場合に発するもの
ウ 報告 一定の事実の状況を上司又は関係機関に知らせる場合に発するもの
エ 通知 一定の事実、処分又は意思を知らせる場合に発するもの
オ 通達 指揮監督権に基づいて所管の機関等に対し、職務上の細目、法令の解釈、行政運営の方針等を指示する場合に発するもの
カ 申請 許可、認可、補助等を求める場合に発するもの
キ 進達 経由文書を県庁等(上級庁)へ送付する場合に発するもの
ク 副申 経由文書の進達に当たり、その機関が参与意見等を添える場合に発するもの
ケ 届出 法令等に基づいて一定の事項を届け出る場合に発するもの
コ 依頼 相手方に対し、義務の伴わない一定の事項を依頼する場合に発するもの
サ 協議 相手方の同意を求める場合に発するもの
シ 督促及び請求 義務を催促したり、一定の行為及び意思の決定を求める場合に発するもの
ス 諮問 一定の機関に対し、法令等に定められた事項について調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を聴く場合に発するもの
セ 答申 諮問を受けた機関が諮問事項について意見を述べる場合に発するもの
ソ 建議 一定の機関等が市長その他の関係機関に対し、その調査審議した事項についての意見や希望を申し出て相手方の措置を勧める場合に発するもの
タ 勧告 権限を有する機関が、その権限に基づき特定の事項について相手方の措置を勧める場合に発するもの
(5) その他の文書
ア 証明文(証明書、証書等)
イ 表彰文(表彰状、感謝状、賞状等)
ウ 簡易文
エ あいさつ文(式辞、祝辞、告辞、訓辞、弔辞等)
オ 請願書、陳情書及び要望書
カ 契約書
キ 審査請求関係文書(裁定書等)
ク 部内関係文書(伺い、願い、届け、復命書、事務の引継書、上申、(内申)、供覧、辞令等)
(文書の書き方)
第10条 文書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 口語体により、常用漢字及び現代仮名遣いを用い、その事案の内容を的確、平易かつ簡明に表現すること。
(2) 文字は、かい書で明確に書くこと。
(3) 文書の作成は、コンピュータ、ワープロ又はペンを使用し、容易に消失しないものによること。
(4) 事案が定例又は軽易なものを除き、起案理由、起案内容の説明その他参考となる事項について記載し、資料があるときは、これを添付すること。
2 文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められたもの
(2) 他の官公庁が縦書きと定めたもの
(3) 表彰状、感謝状、賞状その他これに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(4) 式辞、祝辞その他これに類するもので縦書きが適当と認められるもの
(5) 調査票等で様式を縦書きと指定されているもの
(6) その他総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの
(文書の記号及び番号)
第11条 条例、規則、告示、公告、命令及び訓令にあっては総務課において令達番号簿により、市名、文書種類名及び法令番号又は文書番号を付さなければならない。
2 指令にあっては総務課において指令番号簿により、市名、文書種類名、所管課の頭字及び文書番号を付さなければならない。
5 同一の事案に属する往復文は、完結するまで同一の番号を用い、順次枝番号を付するものとする。この場合おいて、2年以上にわたるものについては、記号の前に最初の年度に相当する数字を付さなければならない。
6 往復文書のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。
7 前項の規定により文書番号を省略するときは、文書の記号の次に「号外」を付するものとする。
第2章 文書の処理
第1節 受領、配布及び受付
(文書の受領、配布及び受付)
第12条 到達した文書は、所管課に直接到達した文書を除き、総務課において受領するものとする。
2 総務課で受領した文書は、所管課(2以上の所管課に関係のある文書は、その最も関係のある所管課)に配布し、親展文書又は個人あての文書を除き所管課において開封し、文書の余白に登録日付印(様式第1号)を押して、文書受付簿に登載し、課名の略字及び毎年4月1日から到達日の順に起番した文書番号を記入して当該文書を処理するものとする。ただし、次に掲げるものは、文書受付簿への登載を省略して配布することができる。
(1) 新聞、雑誌その他これに類するもの
(2) 案内状、各種の請求書、報告書、届出書その他これに類するもので軽易なもの
3 書留郵便、配達証明郵便、内容証明郵便及び特別送達郵便で到達した文書並びに訴訟及び不服申立てに関する文書並びに総務課長が重要と認める文書にあっては、総務課において特殊文書収受簿に差出人その他必要な事項を記載し、所管課に配布して前項の規定による処理を行うものとする。この場合において、訴訟、不服申立てに関する文書その他到達日時が権利の取得、変更又は喪失に関係を及ぼす文書は、前段の処理のほか、その文書の欄外に収受の時刻を明記し、証印してその封筒を添付する。なお、総務課から特殊文書収受簿に登載された文書の配布を受けようとする者は、当該特殊文書収受簿の所定の欄に押印又は署名をして配布を受けなければならない。
4 親展文書及び個人あての文書にあっては、直接名あて人に配布するものとする。
5 第3項に規定する文書を除き、所管課に直接到達した文書で所管の明らかなものは、直接当該所管課において受領することができる。
6 配布を受けた文書に当該所管課の所掌に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。
(執務時間外に受領した文書の処理)
第13条 執務時間外に到達した文書の取扱いは、山梨市役所日直勤務規程(平成17年山梨市訓令第9号)に規定する文書等の取扱いにより、当直員が次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 書留郵便物、配達証明郵便物、内容証明郵便物及び特別送達郵便物は、日直日誌に登載するものとする。
(2) 至急文書は、日直日誌に登載した後所管課長に送付するものとする。
(3) その他の文書は、一括して保管し、その当直時限後直ちに総務課長又は担当リーダーに引き継ぐものとする。
第2節 起案、回議、合議及び決裁
(事務処理の原則)
第14条 課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、当該事務を担当する職員に処理方針及び処理期限を示し、速やかに処理させなければならない。この場合において、特に重要な事案に係るものについては、課長においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けて処理をしなければならない。
2 文書の処理を命ぜられた職員は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置を講じなければならない。
(起案)
第15条 すべての事案の処理は、文書により行うものとする。
2 特に重要な事案を処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有する者の処理方針を確認の上、起案するものとする。
3 起案には、特別な定めがある場合を除くほか、起案用紙(様式第2号)を用いなければならない。
(1) 定例的なもので、その取扱いについて特別の定めのあるもの 一定の帳票(伝票、印刷済みの用紙類等)を用いること。
(2) 事案の容易なもの 当該文書の余白に処理案を記載すること。
(供覧等)
第16条 前条の規定にかかわらず、配布を受けた文書が供覧し、又は回覧することによって完結するものであるときは、当該文書の上部余白に「供覧」又は「回覧」と記載し、関係者に供覧又は回覧するものとする。
(起案に当たっての注意)
第17条 起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 標題を簡潔に付し、結論を先にし、箇条書きにする等留意の上、文字は明りょうに書き、文書は一読して理解することができる平易かつ簡明なものとすること。
(2) 関係事案は、支障のない限り、一括して起案すること。
(3) 起案が文書に基づくときは、当該文書を添えること。
(4) 事案が重要又は異例なものであるときは、準拠法令、事実の調査結果、前例その他参考事項を記載し、及び関係書類を添付し、起案者の根拠理由を明らかにすること。
(起案用紙)
第18条 起案用紙は、次により使用しなければならない。
(1) 決裁区分欄は、次の区分により、当該部分を○で囲むか不要部分を見え消しする。
ア 市長が決裁すべきもの 甲
イ 副市長が決裁し、又は専決すべきもの 乙
ウ 課長及び支所長が決裁し、又は専決すべきもの 丙
(2) 取扱い上及び施行上の注意欄は、必要に応じて次の区分により、当該部分を○で囲むか不要部分を見え消しする。
ア 急を要するもの 急
イ 秘密の取扱いをするもの 秘
ウ 普通扱いのもの 普
(3) 保存年限欄は、該当するものを○で囲むか不要部分を見え消しし、廃棄年度を記入すること。
(4) 文書開示欄には、開示、不開示又は一部開示及び時限開示の別を記載し、不開示及び一部開示にあってはその理由を、時限開示にあっては時限を理由欄に記載すること。
(5) 文書番号、起案年月日、起案者の所属及び起案者氏名を所定の欄に記載し、押印すること。
(6) 回議先の表示は、回議欄にその回議先を記載すること。
(合議)
第19条 起案書は、起案者から順次直属上司を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。
(回議)
第20条 起案の内容が他の課に関係を有するときは、当該起案書を関係を有する課に回議しなければならない。
2 回議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する課と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合においては、起案書にその旨を付記しなければならない。
3 回議を受けた課長は、回議事項に異議があるときは、所属課長と協議して調整するものとする。
4 回議を受けた事案について再覧を要するものは、起案書に「執行前再回」又は「執行後再回」と付し、再度回付を受けることができる。
5 前項の規定により回付を受け、確認を終えたときは、回議欄に認印を押印して送付するものとする。
(代決)
第21条 合議又は回議において、職務権限を有する者が不在及び事故のため決裁できないときは、次席の者が「代」と記載して代決することができる。
(重要文書の持ち回り)
第22条 合議又は回議において、急を要する文書、秘密を要する文書、説明を要する文書又は重要若しくは異例に属する文書は、起案者自ら持ち回りしてこれを行うものとする。
(起案内容の訂正)
第23条 起案書の記載内容のうち用字、用語、文体等の表記上の訂正を除き、起案の内容を訂正したときは、その旨を起案者に連絡し、又は訂正した者の氏名を当該訂正箇所に記載しなければならない。
2 起案の内容が著しく訂正されたときは、起案者において合議し、又は回議した関係者に当該起案書を再回議するか、あるいはその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も、同様とする。
(決裁年月日の記入)
第24条 決裁を終えた起案書(以下「原義」という。)は、甲・乙決裁については、総務課において所定の欄に決裁済印(様式第3号)と決裁年月日を押印し、丙決裁については、所管課において決裁年月日を記入しなければならない。
第3節 行政文書の施行等
(文書の施行)
第25条 原義は、特別の理由があるときを除くほか、必要な手続を経て直ちに施行しなければならない。
(文書の発信者名)
第26条 文書の発信者名は、権限を有する者の名を用いなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、簡易な往復文については、副市長名又は課長名を用いることができる。
3 前2項の規定にかかわらず、証票類等については市名を、事務連絡的な軽易なものについては課名を用いることができる。
(事務担当者の指示)
第27条 発送する文書には、照会その他の便宜に資するため、当該文書の末尾に事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号、メールアドレス等を表示するものとする。
(公印及び割り印)
第28条 施行する文書は、山梨市公印規則(平成17年山梨市規則第9号)に定めるところにより、公印を押印するものとする。ただし、次に掲げるものについては、発信者名の下に「(公印省略)」と表示して公印を省略するものとする。
(1) 対外的な往復文書で、定例又は軽易なもの
(2) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文
(3) 祝辞、弔辞その他これに類する文書
(4) ファクシミリ又は電子メールシステムの利用による文書
2 契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづり目に、当該文書に押印した公印を双方にかけて割り印しなければならない。
(発送等の方法)
第29条 文書は、所管課で発送の準備をし、総務課で一括発送するものとする。
2 所管課長は、次により文書を発送しなければならない。
(1) 郵送は、料金後納扱いとすること。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は郵便はがきとする。
(2) 郵送物は、郵便の種別、特殊取扱い等に区分けし、郵便物発送伝票に必要事項を記載して総務課に発送を依頼すること。
(3) ファクシミリ又は電子メールシステムの利用による文書は、所管課によって発信すること。
(4) 所管課長は、発信文書の内容が緊急を要するときその他必要があると認めるときは、所管課の職員に持参させることにより発送することができること。
3 総務課長は、各課から依頼された発送物をより有利な方法を選択し、料金後納郵便差出票に必要事項を記載して郵便局に送付する。
第4節 行政文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書整理の原則)
第30条 文書は、別表第3の文書分類基準表(以下「文書分類基準表」という。)に基づき分類し、及び整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。
(文書の整理及び保管)
第31条 文書の整理及び保管は、作成年度ごと、文書分類表のファイル名ごとに、文書フォルダ、ファイルボックス、ファイル、バインダー等(以下「文書フォルダ等」という。)を使用して行うものとする。
(完結文書の整理)
第32条 文書が完結したときは、文書フォルダ等ごとに文書フォルダ分類票等を作成し、これを文書フォルダ等に添付し、整理するものとする。
(文書の分類表)
第33条 文書の分類は、文書分類表により行う。
2 文書の分類表は、課ごとの大分類、担当ごとの中分類及び事務事業ごとの小分類並びに文書フォルダ等のファイル名により構成し、事務事業の性質、内容等に応じた系統的な分類としなければならない。
3 課長は、毎年4月に所管する事務事業についての文書分類表を作成し、その写しを総務課に登録しなければならない。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完結するまで間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。
3 課長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度及び重要性を考慮し、必要最小限の年数にするように留意しなければならない。
4 保存年限は、当該完結文書の属する会計年度の翌年度から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある完結文書については、当該文書の完結した日の属する年の翌年から起算するものとする。
(完結文書の保管期間)
第35条 事務室内で完結文書を保管する期間は、完結した日の属する会計年度の翌年度の末日までとする。ただし、前条第4項ただし書に係る文書については、完結した日の属する年の翌年の末日までとする。
(文書の保存)
第36条 文書保管期間が経過した文書で保存期限が到来していないものは、文書保存箱に入れ、保存文書目録を作成し、書庫に保管しなければならない。
2 前項の場合において、文書フォルダを使用して保管された文書にあっては、文書フォルダごとに文書保管箱に入れて保存しなければならない。
3 文書保存箱には、原則として作成年度及び保存年限ごとに保管しなければならない。この場合において、文書フォルダを使用して保管される文書にあっては、保存年限の最も長いものを基準とするものとする。
4 保存文書目録は、文書保存箱別に作成するものとし、所管課で保存し、その写しを総務課に提出しなければならない。
5 文書保存箱には、保存番号、内容、課名、保存年限等を記入した文書保存箱ラベル(様式第4号)を貼付しなければならない。
(文書の引継ぎ)
第37条 課長は、分掌事務の異動等に伴い、他の課から引き継いだときは、保存文書引継表を作成し、その写しを総務課長に提出しなければならない。
(文書の閲覧等)
第38条 文書は、法令等の定める場合を除き、職員以外の者に閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。ただし、市長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第39条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する課長の許可を得たときは、この限りでない
(書庫の管理)
第40条 書庫は、総務課長が管理する。
2 総務課長は、虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。
3 書庫は、常に清潔を保ち、喫煙その他すべての火気を使用してはならない。ただし、総務課長が業務上必要と認めるときは、この限りでない。
(保存文書の借覧)
第41条 所管課長の職員が保存文書を借覧し、又は閲覧しようとするときは、文書貸付簿に所要事項を記入し、所管課長の承認を得なければならない。
(保存文書の廃棄)
第42条 保存年限が経過した保存文書については、廃棄しなければならない。ただし、文書フォルダを使用して保管された文書にあっては、文書フォルダの保存年限によるものとする。
2 文書を廃棄しようとするときは、保存文書廃棄目録を作成し、総務課長に提出しなければならない。
3 所管課は、保存文書廃棄目録を提出したときは、廃棄すべき文書を速やかに廃棄しなければならない。
4 第1項の規定にかかわらず、保存年限が経過した保存文書でなお保存の必要があるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。
5 文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書又は悪用されるおそれのある文書は、裁断する等適当な方法を採らなければならない。
第3章 補則
第43条 この訓令の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。
附則
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成18年12月25日訓令第9号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年3月18日訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行前にこの訓令による改正前の山梨市文書管理規程の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この訓令による改正後の山梨市文書管理規程の相当規定によりなされた処分、手続その他の行為とみなす。
附則(平成23年5月25日訓令第5号)
この訓令は、平成23年5月25日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月7日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
別表 略
様式 略