2　文書は、丁寧に取り扱うとともに、常に整理し、その所在を明確にしておかなければならない。

3　秘密を要する文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は関係職員以外の者の目に触れる場所に置いてはならない。

2　総務課長は、文書の管理が適正かつ円滑に行われるよう、第7条に規定する文書管理担当者に対して、必要な指導を行うことができる。

2　文書管理担当者は、課内の庶務を担当するリーダーをもって充てる。

3　文書管理担当者は、次の事務を処理するものとする。

2　文書管理担当補助者は、課長と文書管理担当者が協議を経て指名した職員をもって充てる。

3　文書管理担当補助者は、文書管理担当者を補佐し、その命を受けて、次の事務を処理するものとする。

2　文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。

2　指令にあっては総務課において指令番号簿により、市名、文書種類名、所管課の頭字及び文書番号を付さなければならない。

3　往復文書にあっては所管課において文書発送簿により、市名を表す「梨」を冠し、別表第1及び別表第2に定める課名の略字係番号及び文書番号を付さなければならない。

4　第1項に規定する文書番号は、文書種類別に毎年1月1日から、前2項に規定する文書番号にあって所管課別に毎年4月1日から、施行日の順に起番するものとする。

5　同一の事案に属する往復文は、完結するまで同一の番号を用い、順次枝番号を付するものとする。この場合おいて、2年以上にわたるものについては、記号の前に最初の年度に相当する数字を付さなければならない。

6　往復文書のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。

7　前項の規定により文書番号を省略するときは、文書の記号の次に「号外」を付するものとする。

2　総務課で受領した文書は、所管課(2以上の所管課に関係のある文書は、その最も関係のある所管課)に配布し、親展文書又は個人あての文書を除き所管課において開封し、文書の余白に登録日付印(様式第1号)を押して、文書受付簿に登載し、課名の略字及び毎年4月1日から到達日の順に起番した文書番号を記入して当該文書を処理するものとする。ただし、次に掲げるものは、文書受付簿への登載を省略して配布することができる。

3　書留郵便、配達証明郵便、内容証明郵便及び特別送達郵便で到達した文書並びに訴訟及び不服申立てに関する文書並びに総務課長が重要と認める文書にあっては、総務課において特殊文書収受簿に差出人その他必要な事項を記載し、所管課に配布して前項の規定による処理を行うものとする。この場合において、訴訟、不服申立てに関する文書その他到達日時が権利の取得、変更又は喪失に関係を及ぼす文書は、前段の処理のほか、その文書の欄外に収受の時刻を明記し、証印してその封筒を添付する。なお、総務課から特殊文書収受簿に登載された文書の配布を受けようとする者は、当該特殊文書収受簿の所定の欄に押印又は署名をして配布を受けなければならない。

4　親展文書及び個人あての文書にあっては、直接名あて人に配布するものとする。

5　第3項に規定する文書を除き、所管課に直接到達した文書で所管の明らかなものは、直接当該所管課において受領することができる。

6　配布を受けた文書に当該所管課の所掌に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。

7　電子メールシステムの利用により受領した文書にあっては、当該文書を出力し、第2項から前項までの規定の例により処理するものとする。

2　文書の処理を命ぜられた職員は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置を講じなければならない。

2　特に重要な事案を処理しようとするときは、あらかじめ決裁権限を有する者の処理方針を確認の上、起案するものとする。

3　起案には、特別な定めがある場合を除くほか、起案用紙(様式第2号)を用いなければならない。

4　次の各号に掲げるものの起案にあっては、当該各号に定めるところにより処理することができる。

2　回議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する課と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合においては、起案書にその旨を付記しなければならない。

3　回議を受けた課長は、回議事項に異議があるときは、所属課長と協議して調整するものとする。

4　回議を受けた事案について再覧を要するものは、起案書に「執行前再回」又は「執行後再回」と付し、再度回付を受けることができる。

5　前項の規定により回付を受け、確認を終えたときは、回議欄に認印を押印して送付するものとする。

2　起案の内容が著しく訂正されたときは、起案者において合議し、又は回議した関係者に当該起案書を再回議するか、あるいはその旨を連絡しなければならない。当該起案が廃案になった場合も、同様とする。

2　前項の規定にかかわらず、簡易な往復文については、副市長名又は課長名を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、証票類等については市名を、事務連絡的な軽易なものについては課名を用いることができる。

2　契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづり目に、当該文書に押印した公印を双方にかけて割り印しなければならない。

2　所管課長は、次により文書を発送しなければならない。

3　総務課長は、各課から依頼された発送物をより有利な方法を選択し、料金後納郵便差出票に必要事項を記載して郵便局に送付する。

2　文書の分類表は、課ごとの大分類、担当ごとの中分類及び事務事業ごとの小分類並びに文書フォルダ等のファイル名により構成し、事務事業の性質、内容等に応じた系統的な分類としなければならない。

3　課長は、毎年4月に所管する事務事業についての文書分類表を作成し、その写しを総務課に登録しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完結するまで間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。

3　課長は、保存年限を決定するに当たっては、利用度及び重要性を考慮し、必要最小限の年数にするように留意しなければならない。

4　保存年限は、当該完結文書の属する会計年度の翌年度から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある完結文書については、当該文書の完結した日の属する年の翌年から起算するものとする。

2　前項の場合において、文書フォルダを使用して保管された文書にあっては、文書フォルダごとに文書保管箱に入れて保存しなければならない。

3　文書保存箱には、原則として作成年度及び保存年限ごとに保管しなければならない。この場合において、文書フォルダを使用して保管される文書にあっては、保存年限の最も長いものを基準とするものとする。

4　保存文書目録は、文書保存箱別に作成するものとし、所管課で保存し、その写しを総務課に提出しなければならない。

5　文書保存箱には、保存番号、内容、課名、保存年限等を記入した文書保存箱ラベル(様式第4号)を貼付しなければならない。

2　総務課長は、虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。

3　書庫は、常に清潔を保ち、喫煙その他すべての火気を使用してはならない。ただし、総務課長が業務上必要と認めるときは、この限りでない。

2　文書を廃棄しようとするときは、保存文書廃棄目録を作成し、総務課長に提出しなければならない。

3　所管課は、保存文書廃棄目録を提出したときは、廃棄すべき文書を速やかに廃棄しなければならない。

4　第1項の規定にかかわらず、保存年限が経過した保存文書でなお保存の必要があるものについては、更に保存年限を定めて保存することができる。

5　文書の廃棄に当たっては、秘密に属する文書又は悪用されるおそれのある文書は、裁断する等適当な方法を採らなければならない。

この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行前にこの訓令による改正前の山梨市文書管理規程の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この訓令による改正後の山梨市文書管理規程の相当規定によりなされた処分、手続その他の行為とみなす。

この訓令は、平成23年5月25日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。