○山梨市文書ファイリング規程
平成21年3月18日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、山梨市文書管理規程(平成17年山梨市訓令第6号。以下「管理規程」という。)第31条の規定による文書フォルダ等を使用してのファイリング(ファイルの分類、整理、保管の方法をいう。)及び管理規程第36条の規定による文書の保存の方法に関し、必要な事項を定めるものとする。
(ファイリング)
第2条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、保存期間ごとに区分した上で、管理規程第30条の規定による文書分類基準表に基づき付されたファイル名によりファイリングしなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、案件ごとに整理する必要のある文書、台帳、名簿、図面等については、必要に応じたファイリングをすることができる。
3 課長等は、事務事業の新設、変更、廃止等により、分類項目の補正を必要とする場合は、総務課長と協議しなければならない。
4 重要な公文書は、天災地変に際しいつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難などの予防を完全にしておかなければならない。
(ファイルの種類)
第3条 文書の整理は、原則としてフォルダー若しくはファイルボックス又はバインダー(簿冊)類により行う。
2 ファイルは、作成方法により次の3種に分類するものとする。
(1) 常用ファイル 台帳、名簿等の常に手元に保管する必要があるもので、バインダー(簿冊)類により整理する。
(2) 案件ファイル 工事関連等の案件ごとにファイリングする必要があるもので、バインダー(簿冊)類により整理する。
(3) 累積ファイル 前2号以外の完結順にファイリングするもので、フォルダー又はファイルボックスにより整理する。
3 前項のファイルのうち、案件ファイル及び累積ファイルについては、単年度ごとに作成するものとする。
4 一つのファイルに収納すべき文書が多い場合には、分冊するものとする。ただし、分冊した場合は、ファイルの見出しに分冊表示をしなければならない。
5 フォルダー若しくはファイルボックス又はバインダー(簿冊)類は、管理規程第34条に規定する保存年限の種別ごとに区分するため、原則として次のとおり色分けして使用する。
(1) 永年保存 ピンク
(2) 10年保存 グレー
(3) 5年保存 ブルー
(4) 1年保存 グリーン
(ファイルの表示)
第4条 フォルダーには表紙上部等に、ファイルボックスにはボックス背に、バインダー(簿冊)類には背表紙等に、それぞれ次に掲げる事項を直接記入し、又はラベル等を使用して表示しなければならない。
(1) 作成年度
(2) 文書分類基準表によるファイル名
(3) 保存年限
(その他)
第7条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、総務課長が別に定める。
附則
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
別表第1(第5条関係)
フォルダーによる保管標準図
注)
1 執務室において、各担当ごとに、当年度分及び前年度分の文書を区分し、保管するものとする。
2 原則として、小分類ごと、保存年限別に(個別文書を分類したファイル名ごとの同一保存年限を合併して)区分し、保管する。
3 文書量により、小分類を合併し、又は小分類の下のファイル名等ごとに分冊できるものとする。この場合において、表示の併記又は分冊のファイル名等の表示を行うものとする。
4 保存年限別に色分けし、必要に応じ年限の目印等を付したフォルダーを使用するものとする。
5 使用什器は、各担当ごとの共用(専用)のものとする。
6 ファイルボックスを使用する場合も上記に準じるものとする。
別表第2(第6条関係)
保存箱による保存標準図
注)
1 文書庫において、指定された場所に、保存年限ごとの保存箱で保存するものとする。
2 同一保存年限のフォルダー、ファイルボックス、ファイル(バインダー等)を合併し、一つの保存箱に保存するものとする。
3 原則として、小分類ごと、保存年限別に(個別文書を分類したファイル名ごとの同一保存年限を合併して)区分し、保存する。
4 文書量により、小分類を合併して一つの保存箱に、又は小分類の下のファイル名等ごと分割して2以上の保存箱に保存できるものとする。この場合において、保存箱の表示ラベルへ表示を併記し、かつ、保存箱内で表示を明確にして区分し、又は表示ラベルにファイル名等の分割表示を行なわなければならない。
5 文書量により、例外として異なる保存年限を合併して一つの保存箱に保存することができる。この場合において、保存箱の表示ラベルへ表示を併記し、かつ、保存箱内で表示を明確にして区分しておかなければならない。